Damit Sie uns künftig besser telefonisch erreichen können, haben wir unser Team um eine digitale Telefonassistenz verstärkt, die während der Sprechstunden aktiv ist. Das bedeutet konkret: Sobald unser Team am Telefon oder in der Praxis beschäftigt ist, übernimmt eine smarte Sprachassistenz das Telefonat.

Der Unterschied zum Anrufbeantworter: Die digitale Assistenz startet einen einfachen interaktiven Dialog, in dem die persönlichen Daten und das jeweilige Anliegen strukturiert aufgenommen werden. Die Inhalte des Gesprächs werden vom System aufgezeichnet und verschriftlicht – und die erfassten Informationen für unser Team übersichtlich und strukturiert dargestellt. Dies ermöglicht, effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten – z.B. per SMS oder Rückruf. Jedoch nur dann, wenn die im Dialog abgefragten Informationen auch entsprechend genannt wurden (Name, Geburtsdatum, Anliegen, Krankenversicherung).

Verbesserter Service und Entlastung des Teams

Mit der Nutzung dieser modernen Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz erhoffen wir uns die Verbesserung des Services für Sie und gleichzeitig eine Entlastung unseres Teams. Einerseits können so von Ihnen Terminwünsche, Wiederholungsrezepte, Terminabsagen, etc. per Telefon platziert werden – es gibt kein „besetzt“, „Durchklingeln“ oder unnötiges Warten. Gleichzeitig kann sich unser Praxisteam auf die Patientinnen und Patienten vor Ort in der Praxis konzentrieren und dann nach und nach die strukturiert erfassten telefonischen Anfragen abarbeiten, sobald sich im Praxisablauf eine Lücke bietet, oder wenn die reguläre Sprechstunde beendet ist.

Wir haben uns für die Lösung des Berliner Start-ups Aaron.ai entschieden, das zu den zehn Gewinnern des Wettbewerbs „KBV Zukunftspraxis 2020“ zählt. Neben der sinnvollen Anwendung von Digitalisierungsmöglichkeiten für unsere Praxis hat uns überzeugt, dass die Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes bestmöglich berücksichtigt sind.

Digitale Telefonassistenz: so geht’s

1. Unter unserer Praxisnummer anrufen: 040 - 69656100

Die smarte Telefonassistenz nimmt Ihren Anruf an, wenn unser Praxisteam gerade am Telefon oder in der Praxis beschäftigt ist. So müssen Sie nicht unnötig lange warten oder mehrmals probieren, uns zu erreichen.

2. Anliegen angeben: „Termin“, „Rezept“ oder „Nachricht“

Nennen Sie zu Beginn des Gesprächs ganz kurz den Grund Ihres Anrufes: Terminanfrage, Ausstellung eines Rezeptes oder sonstige Nachrichten (z.B. Terminabsage oder -änderung, Befundabfrage, etc.).

3. Abgefragte Details hinterlassen

Bitte sprechen Sie langsam und deutlich, wenn von der Assistenz nach Details zu Ihrem Anliegen sowie Ihren Daten (Name, Geburtstag, Krankenversicherung, Telefonnummer) gefragt wird. So können die Daten korrekt notiert werden und wir uns per Rückruf oder SMS bei Ihnen entsprechend melden.

Wichtig: Ohne Nennung von Anliegen, Name und Telefonnummer ist für uns keine Rückmeldung möglich.

Gerne können Sie uns Feedback dazu geben, wie Ihre Erfahrungen mit unserem neuen „Teammitglied“ sind. Das hilft uns dabei, noch besser für Sie dazu sein!

Dr. med. Armin Mechkat und das gesamte Hanse HNO-Team